Syarat dan ketentuan yang solid untuk faktur Anda sangat penting untuk bisnis kecil Anda. Jika faktur Anda rumit untuk dipahami atau membingungkan untuk dibaca, Anda dapat merusak arus kas Anda. Mengapa? Terutama karena jika klien tidak dapat memahami faktur Anda, mereka tidak akan membayar begitu saja. Klien Anda ingin memastikan bahwa mereka diberi harga sesuai jumlah barang atau jasa yang mereka minta.

1. Mulailah memikirkan semua potensi masalah dan skenario hukum.

Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum menuliskan syarat dan ketentuan Anda adalah membuat daftar semua kemungkinan hambatan atau keadaan hukum yang mungkin terjadi.

Sebagai contoh:

Tindakan apa yang akan Anda ambil jika klien tidak membayar tagihan?
Apa yang akan terjadi jika Anda melewati batas waktu dalam memberikan layanan atau produk atau layanan Anda kepada pelanggan?
Apa yang akan Anda lakukan jika klien tidak puas dengan barang dan jasa Anda?
Apa yang akan terjadi jika produk atau layanan rusak saat disediakan oleh layanan pengiriman klien Anda?
Apakah ada insentif jika pelanggan Anda membayar terlebih dahulu?
Tingkat bunga seperti apa yang ingin Anda kenakan untuk pembayaran yang terlambat?
Bagaimana jika pelanggan tertarik untuk menegosiasikan kembali kontrak setelah kedua belah pihak menyetujui syarat dan ketentuan?

Bisakah pelanggan Anda meminta penggantian? Jika ya, skenario apa yang memungkinkan hal ini?
Apa yang akan terjadi jika ruang lingkup pekerjaan menjadi lebih luas?
Jika ada salah perkiraan pada anggaran atau penawaran, siapa yang akan membayarnya?
Siapa yang bertanggung jawab jika produk rusak setelah dibeli?
Strategi apa yang akan Anda lakukan jika perjanjian atau kontrak diakhiri?

Mungkin perlu sedikit waktu untuk memikirkan dan merumuskan daftar ini, tetapi segera setelah Anda menuliskan semua ini, Anda akan berada dalam posisi untuk menulis kondisi dan persyaratan masa depan dalam sekejap dengan klien lain yang akan Anda tambahkan. daftar klien Anda. Yang terpenting, memiliki syarat dan ketentuan yang paling tepat untuk perusahaan Anda akan memastikan bahwa Anda diberi kompensasi dan mengurus bisnis Anda jika tindakan hukum pernah dilakukan.

2. MENYEDIAKAN SEMUA BAGIAN PENTING DARI FAKTUR.

Menampilkan elemen faktur yang sangat penting tidak hanya akan mempercepat proses pembayaran, tetapi juga akan menjawab pertanyaan apa pun yang dimiliki klien terkait dengan barang atau layanan yang Anda berikan untuk mereka.

Saat membuat faktur, pastikan Anda menyertakan:

logo Anda
Nomor faktur
Informasi Kontak Anda
Informasi kontak klien Anda
Tanggal jatuh tempo
Produk atau layanan yang Anda berikan dan biayanya
Bentuk pembayaran yang Anda terima
Diskon faktur pembayaran awal atau memberlakukan biaya keterlambatan

Sebelum mengirimkan faktur, pastikan semua informasinya benar dan dikirim ke orang yang tepat. Kesalahan apa pun dapat dengan mudah memperlambat proses pembayaran dan membuat Anda tampak kurang profesional.

3. JELASKAN DENGAN JELAS PRODUK/LAYANAN YANG DISEDIAKAN ATAU RUANG LINGKUP ATAU PROYEK.

Ini tentu saja bagian paling relevan dari syarat dan ketentuan pada faktur Anda. Mengapa? Karena itu menjelaskan untuk apa klien membayar Anda. Seperti misalnya, jika Anda disewa untuk membuat situs web untuk klien dan itu lebih dari yang dibayangkan klien, memiliki deskripsi waktu dan biaya yang Anda keluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan menjawab segala jenis pertanyaan atau keraguan yang berkaitan dengan jumlah akhir faktur.

4. PERSINGKAT KETENTUAN PEMBAYARAN ANDA

Ini seharusnya jelas, tetapi ketika Anda memberi pelanggan banyak waktu untuk melakukan pembayaran, semakin lama waktu yang dibutuhkan bagi Anda untuk menerima pembayaran, yang pada gilirannya menyebabkan arus kas lebih lambat. Jadi, jika Anda memiliki pelanggan 45 hari untuk membayar faktur, misalnya, dan pelanggan itu membayar Anda terlambat beberapa minggu, itu berarti Anda telah menunggu 2 bulan penuh untuk menerima pembayaran.

Jangka waktu pembayaran 30 hari atau bahkan kurang adalah standar dalam hal faktur hanya karena membantu menjaga arus kas. Namun demikian, tinjau standar faktur industri Anda dan tanyakan kepada klien kapan siklus pembayaran mereka berjalan. Faktor-faktor ini dapat membantu Anda menetapkan persyaratan pembayaran.

5. JAMINAN DAN GARANSI UTAMA

Bukan hal yang aneh jika setiap bisnis yang menjual barang dan jasa terlalu sering memberikan jaminan dan garansi. Itu membuat mereka terlihat lebih legit dan bereputasi baik dan memberikan jaminan pelanggan. Jika Anda memberikan jaminan atau garansi, pastikan hal itu diuraikan dengan jelas dalam syarat dan ketentuan Anda.

Jangan pernah lupa untuk membahas topik seperti situasi di mana klien/pelanggan kehilangan jaminan atau garansi mereka.

6. MENGEJAR KETERLAMBATAN PEMBAYARAN.

Umumnya, akan ada kalanya pelanggan tidak membayar tagihan pada tanggal jatuh tempo. Alih-alih pasif, Anda harus gigih dengan melacak pembayaran terlambat tersebut. Lacak secara teratur tanggal jatuh tempo pembayaran pelanggan Anda dan hubungi mereka melalui telepon, email, atau surat jika mereka belum membayar Anda pada tanggal jatuh tempo dan fitur terlambat

lihat persyaratan pada faktur Anda, seperti membebankan bunga atas pembayaran yang jatuh tempo – yang akan dilakukan oleh perangkat lunak faktur berbasis cloud yang tepercaya untuk Anda secara otomatis. Jika Anda tidak dapat menghubungi klien yang membayar terlambat, atau mereka tidak menanggapi tindak lanjut, Anda mungkin harus mengirim surat penagihan, menyewa agen penagihan, atau membawa mereka ke pengadilan. Jadikan semua informasi ini jelas dari awal.

7. SATU UKURAN TIDAK COCOK SEMUA.

Pastikan bahwa istilah Anda dibuat khusus untuk bisnis Anda. Ingat, bisnis Anda tidak memiliki persyaratan, sumber daya, dan klien yang sama dengan yang dimiliki bisnis lain. Karena itu, Anda tidak bisa hanya menyalin dan menempelkan syarat dan ketentuan dari template yang umum digunakan atau bisnis lain mengingat mereka mungkin tidak akan memenuhi kebutuhan khusus Anda. Sebuah template sangat bagus untuk memulai dan mengarahkan Anda ke arah yang benar, tetapi pada akhirnya Anda harus menulis syarat dan ketentuan yang paling sesuai dengan bisnis dan klien Anda.

8. SELALU MENJADI PROFESIONAL DAN SANGAT BAIK.

Bersikap sopan dapat memiliki pengaruh yang menguntungkan pada bisnis Anda. Cukup dengan menambahkan frasa seperti mohon bayar faktur Anda dalam waktu dua puluh satu hari” atau “terima kasih atas bisnis Anda”, pada kenyataannya, dapat meningkatkan jumlah faktur yang dibayar lebih dari 5 persen! Ini mungkin kedengarannya tidak banyak, tetapi ini dapat menghasilkan ribuan dolar AS per tahun langsung ke rekening perbankan Anda.
Selain membantu Anda mendapatkan bayaran lebih cepat, bersikap profesional dan sopan dapat dengan mudah meningkatkan citra merek Anda.

9. BUAT SYARAT DAN KETENTUANNYA MUDAH UNTUK DIBACA.

Jaga agar bahasa dalam kondisi dan persyaratan Anda tetap sederhana dan intuitif. Tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan klien Anda dan sadari bahwa mereka tidak semua akrab dengan terminologi industri dan bahkan istilah pembukuan, seperti misalnya “net 30.” Selain itu, jangan bertujuan untuk menyembunyikan setiap hal hanya pada satu halaman dengan menggunakan font kecil sehingga klien Anda tidak dapat membaca cetakan kecil. Ini akan terlihat rumit bagi klien Anda dan akan merusak reputasi Anda (terlepas jika tidak ada yang rumit di faktur Anda).

10. KETIKA RAGU, MINTA BANTUAN.

Ketika semuanya gagal untuk melakukan seperti yang diharapkan, atau Anda berakhir dalam situasi yang rumit atau khusus, jangan ragu untuk mencari bimbingan dari mentor Anda, sesama manajer bisnis, atau pengacara Anda. Ini adalah individu yang memiliki pengalaman dalam menulis syarat dan ketentuan dan lebih mengenal hukum dan peraturan daripada Anda.