Orang mungkin dituntun untuk percaya bahwa keuntungan adalah tujuan utama dalam bisnis, tetapi dalam kenyataannya itu adalah arus kas masuk dan keluar dari bisnis yang membuat pintu tetap terbuka. Konsep laba agak sempit dan hanya melihat pengeluaran dan pendapatan pada titik waktu tertentu. Arus kas, di sisi lain, lebih dinamis dalam arti berkaitan dengan pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis. Ini berkaitan dengan waktu di mana pergerakan uang terjadi.

Laba tidak selalu bertepatan dengan arus kas masuk dan arus keluar yang terkait. Hasil akhirnya adalah bahwa penerimaan kas sering kali terlambat dari pembayaran tunai dan sementara laba mungkin dilaporkan, bisnis mungkin mengalami kekurangan kas jangka pendek. Untuk alasan ini, penting untuk memperkirakan arus kas serta memproyeksikan kemungkinan keuntungan. Dalam istilah ini, penting untuk mengetahui cara mengubah laba akrual Anda menjadi laba arus kas Anda. Anda harus mampu mempertahankan uang tunai yang cukup untuk menjalankan bisnis, tetapi tidak sampai kehilangan kemungkinan penghasilan dari penggunaan lain.

Mengapa akuntansi diperlukan

Membantu Anda untuk beroperasi lebih baik sebagai pemilik bisnis

-Membuat keputusan tepat waktu
-Tahu kapan harus mempekerjakan tim karyawan
-Ketahui cara memberi harga pada produk Anda
-Ketahui cara memberi label pada item pengeluaran Anda
-Membantu Anda menentukan apakah akan diperluas atau tidak
-Membantu biaya operasi yang diproyeksikan
-Hentikan Penipuan dan Pencurian
-Kontrol masalah terbesar adalah pencurian internal
-Rekonsiliasi pembukuan Anda dan kontrol inventaris peralatan
-Raising Capital (membantu Anda menjelaskan keuangan kepada pemangku kepentingan)
-Pinjaman
-investor

Apa Praktik Terbaik dalam Akuntansi untuk Usaha Kecil untuk mengatasi ‘titik sakit’ umum Anda?

.Pekerjakan atau konsultasikan dengan CPA atau akuntan
.Apa cara terbaik dan seberapa sering menghubungi
.Pengalaman apa yang Anda miliki dalam industri saya?
.Identifikasi apa titik impas saya?
.Dapatkah akuntan menilai nilai keseluruhan bisnis saya?
.Bisakah Anda membantu saya mengembangkan bisnis saya dengan teknik perencanaan laba?
.Bagaimana Anda dapat membantu saya untuk mempersiapkan musim pajak?
.Apa saja pertimbangan khusus untuk industri khusus saya?

Untuk berhasil, perusahaan Anda harus menguntungkan. Semua tujuan bisnis Anda bermuara pada satu fakta sederhana ini. Tetapi menghasilkan keuntungan lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Untuk meningkatkan laba Anda, Anda perlu tahu apa yang terjadi secara finansial setiap saat. Anda juga harus berkomitmen untuk melacak dan memahami KPI Anda.

Apa Metrik Profitabilitas umum untuk Dilacak dalam Bisnis  indikator kinerja utama (KPI)

Apakah Anda memutuskan untuk menyewa seorang ahli atau melakukannya sendiri, ada beberapa metrik yang benar-benar harus Anda perhatikan setiap saat:

Hutang Usaha Luar Biasa: Hutang usaha (A/P) yang belum dibayar menunjukkan saldo uang tunai yang Anda miliki saat ini kepada pemasok Anda.

Pembakaran Kas Rata-Rata: Pembakaran uang rata-rata adalah tingkat di mana saldo kas bisnis Anda turun rata-rata setiap bulan selama periode waktu tertentu. Pembakaran negatif adalah pertanda baik karena ini menunjukkan bisnis Anda menghasilkan uang dan menumbuhkan cadangan uangnya.

Cash Runaway: Jika bisnis Anda mengalami kerugian, cash runway membantu Anda memperkirakan berapa bulan Anda dapat melanjutkan sebelum bisnis Anda menghabiskan cadangan kasnya. Mirip dengan pembakaran uang tunai Anda, landasan negatif adalah pertanda baik bahwa bisnis Anda menumbuhkan cadangan uangnya.

Margin Kotor: Margin kotor adalah persentase yang menunjukkan total pendapatan bisnis Anda setelah dikurangi biaya yang terkait dengan pembuatan dan penjualan produk bisnis Anda. Ini adalah metrik yang berguna untuk mengidentifikasi bagaimana pendapatan Anda dibandingkan dengan biaya Anda, memungkinkan Anda untuk membuat perubahan yang sesuai.

Biaya Akuisisi Pelanggan: Dengan mengetahui berapa banyak yang Anda keluarkan rata-rata untuk mendapatkan pelanggan baru, Anda dapat mengetahui dengan tepat berapa banyak pelanggan yang Anda butuhkan untuk menghasilkan keuntungan.
Nilai Seumur Hidup Pelanggan: Anda perlu mengetahui LTV Anda sehingga Anda dapat memprediksi pendapatan masa depan Anda dan memperkirakan jumlah total pelanggan yang Anda butuhkan untuk meningkatkan keuntungan Anda.

Titik Impas: Berapa banyak yang harus saya hasilkan dalam penjualan agar perusahaan saya mendapat untung? Mengetahui angka ini akan menunjukkan kepada Anda apa yang perlu Anda lakukan untuk menghasilkan laba (mis., memperoleh lebih banyak pelanggan, menaikkan harga, atau menurunkan operasi pengeluaran).

Laba Bersih: Ini adalah satu-satunya angka terpenting yang perlu Anda ketahui agar bisnis Anda sukses secara finansial. Jika Anda tidak menghasilkan keuntungan, perusahaan Anda tidak akan bertahan lama.

Perbandingan total pendapatan dengan tahun lalu/bulan lalu. Dengan melacak dan membandingkan total pendapatan Anda dari waktu ke waktu, Anda akan dapat membuat keputusan bisnis yang baik dan menetapkan tujuan keuangan yang lebih baik.
Pendapatan rata-rata per karyawan. Penting untuk mengetahui angka ini sehingga Anda dapat menetapkan sasaran produktivitas yang realistis dan mengenali cara untuk merampingkan operasi bisnis Anda.

Daftar periksa berikut menjabarkan garis waktu yang direkomendasikan untuk mengurus fungsi akuntansi:

yang akan membuat Anda tetap selaras dengan operasi bisnis Anda dan merampingkan persiapan pajak Anda. Keakuratan dan ketepatan waktu dari angka-angka yang dimasukkan akan mempengaruhi indikator kinerja utama yang mendorong keputusan bisnis yang perlu dibuat, secara harian, bulanan dan tahunan menuju keuntungan.

Tugas Akuntansi Harian

Tinjau posisi arus kas harian Anda sehingga Anda tidak ‘bangkrut’.

Karena uang tunai adalah bahan bakar untuk bisnis Anda, Anda tidak akan pernah ingin kehabisan uang. Mulailah hari Anda dengan memeriksa berapa banyak uang tunai yang Anda miliki.

Tugas Akuntansi Mingguan

2. Rekam Transaksi

Catat setiap transaksi (menagih pelanggan, menerima uang tunai dari pelanggan, membayar vendor, dll.) dalam akun yang tepat setiap hari atau setiap minggu, tergantung pada volume. Meskipun mencatat transaksi secara manual atau dalam lembar Excel dapat diterima, mungkin lebih mudah menggunakan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks. Manfaat dan kontrol jauh lebih besar daripada biayanya.

3. Tanda Terima Dokumen dan File

Simpan salinan semua faktur yang dikirim, semua penerimaan kas (uang tunai, cek, dan setoran kartu kredit) dan semua pembayaran tunai (tunai, cek, laporan mutasi kartu kredit, dll.).

Mulai file vendor, diurutkan menurut abjad, (Sears di bawah “S”, CVS di bawah “C,” dll.) untuk akses mudah. Buat file penggajian yang diurutkan berdasarkan tanggal penggajian dan file laporan bank yang diurutkan berdasarkan bulan. Kebiasaan umum adalah memasukkan semua kwitansi kertas ke dalam kotak dan mencoba menguraikannya pada waktu pajak, tetapi kecuali Anda memiliki volume transaksi yang kecil, lebih baik memiliki file terpisah untuk berbagai kwitansi agar tetap terorganisir saat masuk. Banyak perangkat lunak akuntansi sistem memungkinkan Anda memindai tanda terima kertas dan menghindari file fisik sama sekali

4. Tinjau Tagihan yang Belum Dibayar dari Vendor

Setiap bisnis harus memiliki folder “vendor belum dibayar”. Catat setiap vendor Anda yang mencakup tanggal penagihan, jumlah jatuh tempo, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Jika vendor menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal, Anda mungkin ingin memanfaatkannya jika Anda memiliki uang tunai.

5. Bayar Vendor, Tandatangani Cek

Lacak hutang usaha Anda dan miliki dana yang dialokasikan untuk membayar pemasok Anda tepat waktu untuk menghindari biaya keterlambatan dan menjaga hubungan baik dengan mereka. Jika Anda dapat memperpanjang tanggal pembayaran menjadi net 60 atau net 90, lebih baik. Baik Anda melakukan pembayaran secara online atau mengirimkan cek melalui pos, simpan salinan faktur yang dikirim dan diterima menggunakan perangkat lunak akuntansi.

6. Siapkan dan Kirim Faktur

Pastikan untuk menyertakan syarat pembayaran. Sebagian besar faktur jatuh tempo dalam waktu 30 hari, dicatat sebagai “30 Bersih” di bagian bawah faktur Anda. Tanpa tanggal jatuh tempo, Anda akan lebih kesulitan memperkirakan pendapatan untuk bulan tersebut. Untuk memastikan Anda dibayar tepat waktu, selalu gunakan formulir faktur yang berisi detail yang benar seperti syarat pembayaran, tagihan terperinci, dan alamat pembayaran Anda.

7. Tinjau Proyeksi Arus Kas

Mengelola arus kas Anda sangat penting, terutama di tahun pertama bisnis Anda. Memperkirakan berapa banyak uang tunai yang Anda perlukan dalam beberapa minggu/bulan mendatang akan membantu Anda mencadangkan cukup uang untuk membayar tagihan, termasuk karyawan dan pemasok Anda. Selain itu, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih tepat tentang cara membelanjakannya.

Yang Anda butuhkan hanyalah pernyataan sederhana yang menunjukkan posisi kas Anda saat ini, penerimaan kas yang diharapkan selama minggu/bulan berikutnya dan pembayaran tunai yang diharapkan selama minggu/bulan berikutnya.

8. Dasbor Eksekutif (ulasan mingguan)

Dasbor ini memberi Anda ‘snapshot’ dari operasi Anda setiap minggu.

Ini terdiri dari Cash on Hand, Cash burn rate, Account Receivable, Account Payable, Barang yang dijual, Inventory di Tangan, perputaran persediaan, masalah yang beredar dalam bisnis, dan margin laba kotor, penjualan baru menang, kerugian pelanggan, kinerja layanan pelanggan, pada tingkat waktu pengiriman dan kinerja kualitas produk.

Tugas Akuntansi Bulanan

9. Seimbangkan Buku Cek Bisnis Anda

Sama seperti Anda merekonsiliasi rekening giro pribadi Anda, Anda perlu tahu bahwa entri transaksi bisnis tunai Anda akurat setiap bulan dan bahwa Anda bekerja dengan posisi kas yang benar. Rekonsiliasi uang tunai Anda memudahkan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan atau kelalaian-oleh Anda atau oleh bank-pada waktunya untuk memperbaikinya.

10. Tinjau Piutang yang Telah Jatuh Tempo (“Berumur”)

Pastikan untuk menyertakan kolom “penuaan” untuk memisahkan “faktur terbuka” dengan jumlah hari jatuh tempo tagihan. Ini memberi Anda gambaran singkat tentang pembayaran pelanggan yang luar biasa. Awal bulan adalah saat yang tepat untuk mengirimkan pernyataan pengingat yang telah jatuh tempo kepada pelanggan, klien, dan siapa pun yang berutang uang kepada Anda.

Pada akhir tahun fiskal Anda, Anda akan melihat akun ini lagi untuk menentukan piutang apa yang perlu Anda kirim ke penagihan atau hapus untuk pengurangan

11. Analisis Status Inventaris

Jika Anda memiliki persediaan, sisihkan waktu untuk menyusun ulang produk yang terjual dengan cepat dan identifikasi produk lain yang bergerak lambat dan mungkin harus ditandai atau, pada akhirnya, dihapuskan. Dengan memeriksa secara teratur (dan membandingkan dengan angka bulan-bulan sebelumnya), lebih mudah untuk melakukan penyesuaian sehingga Anda tidak kekurangan atau kelebihan beban.

12. Memproses atau Meninjau Penggajian dan Menyetujui

Pembayaran Pajak

Meskipun Anda memiliki jadwal yang ditetapkan untuk membayar karyawan Anda (biasanya setengah bulanan), Anda harus memenuhi persyaratan pajak gaji berdasarkan undang-undang federal, negara bagian, dan lokal pada waktu yang berbeda, jadi pastikan untuk menahan, melaporkan, dan menyetor pajak penghasilan yang berlaku, jaminan sosial, Medicare, dan pajak disabilitas kepada lembaga yang sesuai pada tanggal yang ditentukan.

Tinjau ringkasan penggajian sebelum pembayaran dicairkan untuk menghindari koreksi selama periode penggajian berikutnya. Penyedia layanan penggajian dapat melakukan semua ini untuk menghemat waktu Anda dan memastikan akurasi dengan biaya yang wajar.

13. Tinjau Laba Rugi Aktual vs. Anggaran dan vs. Tahun Sebelumnya

Setiap bulan, luangkan waktu untuk meninjau pengeluaran yang dianggarkan dan bandingkan dengan pengeluaran yang sebenarnya. Apakah Anda menghabiskan di atas atau di bawah anggaran? Diskusikan varians dan ambil tindakan sesuai kebutuhan

Laporan laba rugi Anda (juga dikenal sebagai laporan laba rugi), baik untuk bulan dan tahun berjalan hingga saat ini, memberi tahu Anda berapa banyak yang Anda peroleh dan berapa banyak yang Anda belanjakan. Ukur dengan anggaran Anda setiap bulan (atau kuartal). Membandingkan angka sebenarnya dengan angka yang direncanakan menyoroti di mana Anda mungkin menghabiskan terlalu banyak atau tidak cukup, sehingga Anda dapat membuat perubahan.

Jika Anda belum menyiapkan anggaran, bandingkan P&L tahun-ke-tanggal Anda saat ini dengan P&L tahun-ke-tanggal periode sebelumnya yang sama untuk mengidentifikasi varians dan membuat penyesuaian.

14. Tinjau Neraca Akhir Bulan vs. Periode Sebelumnya

Dengan membandingkan neraca Anda pada satu tanggal 30 Juni 2015, misalnya dengan neraca dari tanggal sebelumnya (31 Desember 2014), Anda mendapatkan gambaran tentang bagaimana Anda mengelola aset dan kewajiban. Kuncinya adalah mencari apa yang naik dan/atau turun secara signifikan dan memahami alasannya. Misalnya, jika piutang Anda naik, apakah itu karena peningkatan penjualan baru-baru ini atau karena pembayaran yang lebih lambat dari pelanggan?

Tugas Akuntansi Kuartalan

15. Siapkan/Tinjau Revisi Perkiraan P&L Tahunan

Saatnya untuk mengevaluasi berapa banyak uang yang sebenarnya Anda hasilkan, apakah aset bersih Anda naik atau turun, perbedaan antara pendapatan dan pengeluaran, apa yang menyebabkan perubahan itu, bagaimana Anda membelanjakan keuntungan, serta mengidentifikasi titik masalah, dan membuat penyesuaian. untuk meningkatkan penjualan dan margin.

16. Tinjau Laporan Penggajian Triwulanan dan Lakukan Pembayaran

Anda telah meninjau laporan penggajian semi-bulanan Anda. Namun, IRS dan sebagian besar negara bagian memerlukan laporan penggajian triwulanan dan pembayaran triwulanan yang tersisa. Sekali lagi, yang terbaik adalah jika penyedia layanan penggajian Anda melengkapi laporan-laporan ini dan menyimpannya. Tugas Anda adalah meninjau untuk memastikan mereka tampak masuk akal.

17. Tinjau Pajak Penjualan dan Lakukan Pembayaran Triwulanan

Jika perusahaan Anda beroperasi di negara bagian yang mewajibkan pajak penjualan, pastikan Anda mematuhinya untuk menghindari hukuman yang serius. Administrasi Bisnis Kecil AS (SBA) dapat membantu Anda menentukan kewajiban pajak negara bagian Anda.

18. Hitung Taksiran Pajak Penghasilan dan Lakukan Pembayaran

IRS dan negara bagian yang memiliki pajak penghasilan mengharuskan Anda membayar taksiran pajak penghasilan. Tinjau P&L tahun-ke-tanggal Anda untuk melihat apakah Anda berhutang taksiran pajak untuk kuartal itu. Akuntan pajak Anda dapat membantu jika diperlukan.

Tugas Akuntansi Tahunan

19. Tinjau Piutang yang Telah Jatuh Tempo

Sekarang saatnya untuk memeriksa piutang yang telah jatuh tempo secara signifikan dan memutuskan apakah menurut Anda pelanggan pada akhirnya akan membayar, apakah akan mengirimkan tagihan yang telah jatuh tempo ke agen penagihan atau apakah akan menghapusnya untuk pengurangan.

20. Tinjau Inventaris Anda

Tinjau inventaris Anda saat ini untuk menentukan nilai barang yang tidak terjual. Setiap penurunan inventaris berarti pengurangan pajak akhir tahun Anda. Jika Anda tidak mencatat inventaris yang tidak dapat dijual, Anda melebih-lebihkan saldo inventaris Anda dan membayar pajak tambahan yang tidak terutang.

21. Isi Formulir IRS W-2 dan 1099-MISC

IRS memiliki tenggat waktu 31 Januari yang mengharuskan Anda melaporkan penghasilan tahunan karyawan penuh waktu Anda (W-2) dan sebagian besar kontraktor independen (1099). Batas waktu ini termasuk mengirimkan salinan formulir pajak kepada orang-orang yang bekerja untuk Anda. Catatan: Formulir 1099 tidak diperlukan untuk kontraktor yang berpenghasilan kurang dari $600. Pertimbangkan untuk menghemat waktu dan menghindari kesalahan dengan layanan e-filing.

22. Meninjau laporan keuangan setahun penuh untuk pelaporan pajak

Terorganisir
Kumpulkan dan simpan dokumen penting (gunakan aplikasi dan kalender untuk bantuan)
Buat folder email untuk menyimpan laporan mutasi bank dan tanda terima
Kontrak dan perjanjian toko
Lacak mil dan pengeluaran kendaraan
Simpan semua dokumen yang diperlukan untuk jenis bisnis Anda.

Persiapan Pajak
Persiapan pajak adalah pandangan historis dan bukan peristiwa perencanaan laba
Tangkap semua acara yang relevan
Identifikasi semua kategori pengurangan
Catat semua makanan
Rapat —- apapun yang dibahas/kalender
Cobalah untuk tidak membahas biaya rata-rata industri untuk makanan.

Pada waktu pajak, tinjau dengan cermat laporan keuangan setahun penuh perusahaan Anda sebelum memberikannya

kepada akuntan Anda. Sebelum Anda menandatangani pengembalian Anda, pastikan untuk meninjau keakuratannya berdasarkan laporan keuangan setahun penuh Anda. Ingat jika IRS mengaudit karena kekurangan pembayaran, mereka akan berurusan dengan Anda bukan akuntan Anda untuk pajak, penalti, dan bunga tambahan. Jika Anda tidak memiliki bandwidth untuk melakukan semua ini sendiri, strategi yang bagus adalah bermitra dengan layanan akuntansi bulanan. Mengalihdayakan akuntansi Anda ke ahlinya akan menyederhanakan hidup Anda dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus menjalankan operasi bisnis Anda. Seorang akuntan bulanan akan memberi Anda laporan laba rugi, laporan neraca, dan rekonsiliasi akun yang akurat setiap bulan, memastikan bahwa Anda memiliki informasi keuangan yang Anda butuhkan untuk membuat pilihan terbaik bagi perusahaan Anda.