Sama seperti Anda membutuhkan cetak biru untuk membangun rumah, Anda juga memerlukan rencana untuk menentukan struktur organisasi Anda dari bawah ke atas. Jadi bagaimana Anda membuat cetak biru proses bisnis, dan bagaimana Anda mengintegrasikannya ke dalam budaya organisasi Anda? Coba tiga strategi ini.

Semua orang melompat ke sesuatu tanpa rencana. Terkadang, ini terlihat seperti pergi ke toko tanpa daftar atau keluar di jalan tanpa peta. Tapi bayangkan melakukan itu dengan bisnis Anda. Perencanaan adalah suatu keharusan ketika operasi dan mata pencaharian (baik milik Anda maupun karyawan Anda) dipertaruhkan.

Itulah mengapa cetak biru proses bisnis sangat penting. Cetak biru membawa semua kebutuhan dan parameter perusahaan Anda ke dalam satu tempat sehingga Anda dapat mengalokasikan efisiensi, produktivitas, dan sumber daya dengan benar. Sama seperti Anda membutuhkan cetak biru untuk membangun rumah, Anda memerlukan rencana untuk menentukan struktur organisasi Anda dari bawah ke atas.

Keindahan cetak biru proses bisnis adalah dapat menampung alur kerja, terminologi, dan elemen lain yang unik untuk perusahaan Anda. Ini membantu mengembangkan lebih banyak budaya yang didorong oleh proses, memungkinkan organisasi Anda untuk meningkatkan fungsi.

Cetak biru, meskipun penting, seringkali merupakan langkah yang memakan waktu. Untungnya, Anda dapat mengurangi waktu ini dengan menggunakan rangkaian proses yang efektif. Rangkaian ini, ditambah dengan praktik terbaik cetak biru bisnis SAP, dapat membantu mempercepat implementasi cetak biru Anda sambil memastikan Anda meminimalkan risiko, meningkatkan adopsi pengguna, dan meningkatkan potensi ROI.

Cetak biru proses bisnis memecah silo

Tidak seperti negara lain, budaya bisnis A.S. tidak secara inheren didorong oleh proses. Pekerja Amerika cenderung lebih suka bekerja di silo dan meminta bantuan saat dibutuhkan. Ini membuat pengoperasian model organisasi fungsional menjadi rumit karena hambatan ini menyebabkan penyimpangan proses yang menghambat momentum.

Sebaliknya, proses adalah sifat kedua di tempat lain di dunia. Perusahaan di Eropa, Kanada, Asia, dan sebagian besar Amerika Latin juga menghargai proses, jadi memperkenalkan model yang meneliti cara kerja internal organisasi bukanlah hal yang luar biasa. Pada akhirnya, setiap organisasi bertujuan untuk beralih dari model “sebagaimana adanya” menjadi model “menjadi” di mana prosesnya konsisten di semua peran, cabang, dan departemen. Platform cetak biru bisnis SAP yang efektif dapat memprediksi potensi risiko dalam model operasi Anda.

Di saat lebih banyak orang terpisah secara fisik di tempat kerja, karyawan yang diam dapat merasa terisolasi dan terputus dari rekan kerja mereka dan visi perusahaan. Saat ini, struktur organisasi yang jelas dan evaluasi proses bisnis yang tepat menciptakan kerangka kerja untuk komunikasi yang solid, kolaborasi antardepartemen, dan pemahaman.

Bagaimana cetak biru Anda membuat proses selalu diingat

Tanpa proses, sebuah perusahaan tidak dapat bertahan atau berkembang. Faktanya, proses yang tidak terorganisir dapat menjadi faktor penentu kesuksesan perusahaan di masa depan.

Misalnya, ambil pengecer perusahaan besar dengan 500 lokasi di 12 negara. Haruskah setiap lokasi menentukan prosesnya sendiri? Tentu saja tidak. Itu akan menyebabkan kerusakan mendasar dalam fungsi organisasi.

Selain menjadi vital untuk berfungsi, proses juga dapat mengurangi biaya dan waktu yang terkait dengan proyek implementasi. Tanpa cetak biru proses bisnis yang menyeluruh dan dipahami dengan baik, pelingkupan dan perencanaan proyek dapat menghabiskan biaya lebih dari yang diantisipasi. Ketika waktu dan biaya meningkat, nilai proyek biasanya menurun.

Agar prediksi tetap pada jalurnya, cetak biru membutuhkan:

Inventarisasi proses: Mungkin proses sudah dikenal luas, tetapi menyusun daftar visual membantu Anda mulai memikirkan prioritas.

Landasan: Seperti cetak biru untuk proyek perbaikan rumah, cetak biru proses bisnis membutuhkan batasan. Gunakan dokumen definisi ruang lingkup untuk mengaturnya.

Sebuah cetak biru yang sebenarnya: Dokumen ini membantu memperjelas di mana handoff antar departemen terjadi, dan membantu menggambarkan departemen atau individu mana yang bertanggung jawab atas bagian proses mana.

Perkiraan waktu dan biaya: Tetapkan pengukuran dasar untuk berapa lama proses dan biaya yang dibutuhkan organisasi Anda, lalu tentukan parameter tolok ukur peningkatan.

Verifikasi cetak biru proses: Dapatkan umpan balik dari rekan kerja untuk memastikan bahwa cetak biru Anda mencerminkan kenyataan dan untuk membangun dukungan pemangku kepentingan.

Rencana untuk langkah dan perbaikan selanjutnya: Memperbaiki metode seperti menghilangkan birokrasi, meningkatkan aktivitas bernilai tambah, menghilangkan redundansi, menyederhanakan laporan proses, mengurangi waktu siklus, dan menerapkan otomatisasi. Luncurkan proses baru dengan mengomunikasikan informasi yang benar kepada orang yang tepat.

Tolok ukur kontrol dan metrik internal: Ini membantu menciptakan alat untuk membuat proses Anda lebih efektif, efisien, dan akurat.

Uji coba: Seperti uji coba gratis untuk produk baru yang membantu Anda menentukan apakah itu bermanfaat, uji coba akan membantu Anda mengatasi bug dan memastikan proses yang baik.

Komitmen untuk berpikir berulang: Fase terakhir ini (yaitu, fase pemeliharaan) adalah tentang membangun a

pola pikir baru seputar peningkatan efisiensi proses bisnis yang berkelanjutan.

Bagaimana mengintegrasikan cetak biru proses bisnis ke dalam budaya organisasi Anda

Cetak biru bukanlah obat untuk semua. Rumah yang dibangun di atas denah yang dibangun dengan buruk dapat menyebabkan bencana dan perbaikan skala besar. Sebuah proses cetak biru membutuhkan perawatan dan pemikiran. Untuk itu, berikut adalah tiga strategi untuk berhasil menerapkan cetak biru proses bisnis:

Pastikan solusi pilihan Anda menawarkan repositori pusat.
Informasi prosedural yang diperlukan mungkin tersebar di seluruh file dalam suatu organisasi. Tanpa repositori pusat, bisnis akan merasa hampir tidak mungkin untuk menganalisis dan berkolaborasi seputar data ini.

Menggunakan suite manajemen proses bisnis sebagai basis rumah untuk semua proses dapat membantu. Misalnya, perusahaan kami memiliki teknologi penambangan proses yang mengidentifikasi area risiko yang kemudian dapat diotomatisasi, diidentifikasi, dan dipetakan. Temuan tersebut dapat menginformasikan bagaimana membuat proses “menjadi” itu lebih efisien.
Menetapkan standar umum.
Sebagian besar organisasi membangun proses mereka menggunakan standar yang berbeda sebagai inspirasi. Sayangnya, ketidakkonsistenan ini dapat membuat model mereka sulit dipahami oleh semua orang kecuali pemiliknya.

Inkonsistensi juga membuat penentuan kebutuhan bisnis menjadi sulit. Mengonfirmasi standar umum akan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan yang diperlukan dapat dengan mudah memahami proses organisasi Anda.
Aktifkan solusi Anda untuk menawarkan dukungan untuk tantangan.
Masalah persisten lain yang muncul selama fase cetak biru terjadi ketika tidak ada metode bagi pemilik proses untuk berkolaborasi dengan ahli materi pelajaran. Jika Anda tidak memiliki garis besar proses atau akses ke pakar ini, Anda berisiko melampaui anggaran atau tidak sesuai dengan garis waktu. Tanpa kolaborasi ahli di sekitarnya, cetak biru akhir memiliki risiko kegagalan yang lebih tinggi.

Jika Anda mencoba mencari cara untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis, pertimbangkan untuk kembali ke papan gambar. Rangkullah cetak biru proses bisnis, lalu gunakan alat yang tepat untuk membantu mewujudkan visi Anda. Langkah ini dapat membantu membentuk budaya menjadi budaya yang lebih berorientasi pada proses, yang mengarah pada kesuksesan keseluruhan yang lebih besar bagi organisasi Anda.