Baik Anda merencanakan latihan membangun tim, konferensi bisnis, atau hanya mencari tempat yang tepat untuk mengadakan pertemuan, menemukan bahwa penyewaan ruang pertemuan yang sempurna adalah setengah dari perjuangan. Ini bisa menjadi proses yang menegangkan, terutama jika Anda tidak yakin dengan apa yang seharusnya Anda cari. Tapi ini adalah langkah penting dalam proses perencanaan acara Anda, jadi Anda ingin memastikan Anda melakukannya dengan benar. Lihatlah tips berikut untuk membantu Anda menemukan tempat yang tepat:

1. Carilah fasilitas yang dilengkapi untuk pertemuan.

Saran terbaik bagi seseorang yang ingin merencanakan acara dengan stres minimal adalah mencari tempat yang memiliki pengalaman dan fasilitas untuk mengadakan pertemuan. Ini termasuk, tentu saja, ruang dan ruang yang tepat, bersama dengan kamar mandi. Juga, staf yang dapat menangani pembersihan, serta kebutuhan apa pun yang mungkin Anda miliki untuk menyajikan makanan dan/atau minuman. Carilah tempat-tempat yang bisa memberikan rekomendasi pilihan katering dan tempat-tempat yang tahu bagaimana menangani banyak orang yang berkumpul. Umumnya, pertanda baik bahwa suatu tempat sudah terbiasa menangani sewa ruang pertemuan adalah mereka sudah terbiasa dengan prosesnya. Dengan kata lain, mereka akan memiliki daftar yang tersedia serta kontrak sewa yang merinci fasilitas yang akan Anda akses.

2. Pertimbangkan kapasitas ruangan.

Ini mungkin tampak seperti tidak perlu dipikirkan, tetapi Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa banyak orang gagal untuk menanyakan berapa banyak orang yang dapat ditampung oleh sebuah ruangan dengan nyaman. “Kenyamanan” adalah bagian penting dari persamaan. Ini tidak hanya berarti Anda harus memilih ruangan yang cukup besar, tetapi juga yang tidak terlalu besar. Ruangan yang terlalu besar, dengan tidak cukupnya orang untuk mengisi ruangan, bisa terasa menakutkan dan dingin. Periksa juga tata letak ruangan untuk memastikan Anda dapat menempatkan speaker di tempat yang mudah terlihat. Jangan abaikan opsi pengaturan meja untuk makanan dan tempat lain yang Anda perlukan.

3. Mendaftar untuk pemberitahuan kesepakatan.

Jika Anda ingin menghemat pengeluaran Anda, carilah fasilitas yang memiliki penawaran berkala dan spesial. Cara terbaik untuk memesan sewa ruang pertemuan dengan anggaran terbatas adalah dengan mendaftar untuk pemberitahuan melalui email atau pesan teks, memberi tahu Anda tentang bisnis khusus yang sedang dijalankan.

4. Meminta proposal.

Bisnis yang akrab dengan menyelenggarakan acara bisnis yang layak atau kumpul-kumpul lainnya, sering kali menawarkan kemampuan untuk meminta proposal, sehingga Anda dapat membandingkan biaya dan pilihan. Periksa di situs web mereka, dan jika tidak tersedia secara online, hubungi bisnis tersebut. Jangan pernah takut untuk bertanya!

5. Jangan mengabaikan area.

Dan yang terakhir, namun tidak kalah pentingnya, ketika mencari persewaan ruang pertemuan, lihatlah area sekitar. Ketika karyawan atau tamu Anda diundang ke suatu acara, mereka ingin tahu bahwa akan ada restoran, toko, dan atraksi menarik di dekatnya. Ini membantu untuk meningkatkan moral dan meningkatkan suasana hati semua peserta. Untuk benar-benar menyelenggarakan acara yang hebat, temukan area yang bagus untuk melakukannya.

Tren Perencana Acara – Opsi Dan Ide Hiburan

Perencana acara sedang tren? Tentu saja #eventplanner mungkin bukan tagar teratas hari ini, tetapi saya berani bertaruh jika Anda mencoba merencanakan acara yang hebat, Anda akan mencari perencana acara yang luar biasa.

Tren Perencana Acara –

Ini adalah hal penting untuk merencanakan acara Anda, dan perencana acara Anda akan meminta Anda untuk menyiapkan detail ini sebelum mereka hadir:

Tujuan khusus dari acara tersebut dan hasil apa yang Anda inginkan pada akhirnya.
Keterbatasan seperti anggaran, waktu, perjalanan untuk acara tujuan.
Ukuran, jumlah orang, pilihan makanan, dan pilihan hiburan.

Ketiga elemen ini kemungkinan besar tidak dapat dinegosiasikan. Dan Anda harus menyadari setiap kemungkinan perubahan, sebelum menyewa perencana acara Anda. Mulailah dengan detail ini dan mulailah mengunci paket dasar sebelum Anda menghubungi perencana.

Penataan Opsi Acara –

Siapa yang akan membantu? Apakah Anda sudah memiliki tim? Sebagian besar acara bisnis memiliki pembicara yang berbaris di dalam perusahaan, atau khusus untuk tujuan mereka. Anda ingin berbagi informasi ini dengan perencana acara Anda. Ketahui siapa yang bertanggung jawab atas barang-barang ini dan beri tahu perencana profesional Anda dengan siapa mereka akan bekerja di perusahaan.

Perencanaan dan keputusan makanan.
Keputusan hiburan.
Perencanaan dan organisasi perjalanan.
Lokasi pamungkas, tujuan acara.
Tim darurat. Ketahui siapa yang harus dihubungi jika terjadi keadaan darurat.

Pastikan untuk mendelegasikan tanggung jawab dan melibatkan semua orang.

Memasarkan Acara Anda –

Jika acara Anda lebih dari sekadar perusahaan, Anda akan menginginkan tim pemasaran yang lebih besar, tetapi inilah daftar dasar-dasar untuk pemasaran dan mendatangkan kehadiran perusahaan.

Tata letak rencana pemasaran Anda.
Tentukan manfaat menghadiri acara Anda.
Tentukan opsi media (Media Sosial SELALU bagus).
Bawa blogger perusahaan ke dalamnya.
Tentukan hashtag #eventplannertrending apa yang harus mewakili acara Anda.
Siapkan opsi pendaftaran.
Sederhanakan pendaftaran dan pembayaran dengan opsi online.
Dapatkan Video YouTube dari semua pembicara. Potongan menjual.
Percikkan hiburan di SEMUA media sosial.
Tingkatkan pemasaran dari mulut ke mulut dengan memberi mereka sesuatu untuk dibicarakan. Kata kunci dan frase penting.

Tentu saja, Anda akan siap untuk menangkap audiens di hari besar, tetapi audiens Anda seharusnya sudah bersemangat, bersemangat untuk hadir, jauh sebelum acara. Jika Anda telah melakukan pekerjaan Anda sebagai bisnis, perencana acara Anda akan memiliki akses ke semua informasi terkait, dan pemasar Anda akan menciptakan kehebohan.

Membawa hiburan yang luar biasa untuk urusan Anda adalah HARUS mutlak. Perencana Anda harus tahu siapa yang sedang tren dan populer dan siap dengan banyak pilihan artis, band, dan artis ternama yang siap memenuhi kebutuhan Anda.