kita akan membahas kegiatan yang terlibat dan hubungan antara manajemen portofolio, manajemen program, manajemen proyek dan manajemen proyek organisasi. Selain itu, kita akan melihat peran proyek dalam perencanaan strategis dan akhirnya kita akan membahas kantor manajemen proyek dan pentingnya. Portofolio, program, dan proyek semuanya terkait dan selaras dengan strategi organisasi. Dengan cara yang sama, manajemen portofolio, manajemen program, dan manajemen proyek semuanya berkontribusi pada pencapaian tujuan strategis organisasi dengan cara yang berbeda.

Berbagai kegiatan di ketiga bidang ini semuanya berkaitan dengan manajemen proyek organisasi (OPM). Manajemen proyek organisasi adalah manajemen sistematis proyek, program, dan portofolio sejalan dengan pencapaian tujuan strategis. Konsep PMI manajemen proyek organisasi didasarkan pada gagasan bahwa ada korelasi antara kemampuan organisasi dalam manajemen proyek, manajemen program, dan manajemen portofolio dan efektivitas organisasi dalam menerapkan strategi.

Program adalah sekelompok proyek yang serupa dalam lingkup, kegiatan, dan memiliki subprogram yang serupa. Tujuan dari sebuah program adalah untuk mengelola proyek dengan cara yang terkoordinasi. Tidak semua proyek yang dilakukan dalam organisasi akan jatuh ke dalam program yang sama. namun, program akan selalu memiliki proyek. Manajemen program melibatkan penyediaan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk program agar persyaratan program dapat dipenuhi.

Manajemen program berfokus pada kerjasama antar proyek untuk menentukan pendekatan optimal untuk mengelolanya. Biasanya proyek-proyek ini saling bergantung, misalnya memiliki persyaratan sumber daya yang sama, struktur tata kelola dan arah organisasi strategis yang sama, bersama dengan ini mereka mungkin menghadapi masalah yang sama dan pertimbangan manajemen perubahan.

Manajemen portofolio

Portofolio mencakup semua program, proyek, dan subprogram yang memenuhi tujuan strategis organisasi. Program dan proyek tidak perlu terkait untuk menjadi portofolio, satu-satunya persyaratan adalah untuk berkontribusi tujuan strategis keseluruhan yang sama dari organisasi. Manajemen portofolio adalah manajemen terpusat dari satu atau lebih portofolio yang akan membantu organisasi mencapai tujuan strategis secara keseluruhan, ini berkaitan dengan semua proyek dan program, bagian dari proses manajemen adalah untuk memastikan bahwa semua proyek dan program memiliki alokasi sumber daya yang tepat dan bahwa semua program dan proyek selaras dan mendukung tujuan strategis organisasi secara keseluruhan.

Sekarang kita akan melihat proyek dan perencanaan strategis Proyek harus dibuat untuk secara langsung atau tidak langsung membantu pencapaian tujuan strategis organisasi

Beberapa pertimbangan strategis yang mengarah pada proyek meliputi:

Permintaan pasar 

Banyak industri menghadapi masa perubahan dan persaingan yang hebat. Penting bagi organisasi untuk mengenali kebutuhan pasar dan merespons dengan tepat. Karena pentingnya merespons dengan cepat, efektif, dan hemat biaya, proyek sering kali dimulai untuk mengatasi masalah atau peluang ini

Peluang strategis atau kebutuhan bisnis 

Sebuah proyek dapat dimulai untuk mengembangkan produk atau layanan baru untuk memperluas organisasi, meningkatkan pendapatan, atau memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan

Kebutuhan sosial 

Proyek dimulai untuk membantu komunitas atau sekelompok orang memecahkan masalah yang mungkin dihadapi orang tersebut.
Pertimbangan lingkungan – Perusahaan saat ini terus mencari cara baru untuk meningkatkan operasi mereka menjadi lebih “ramah lingkungan”.

Permintaan pelanggan

Organisasi selalu mencari cara baru untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan, sehingga proyek dapat diatur untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tertentu.

Kemajuan teknologi,

teknologi terus berubah, akibatnya produk, layanan, dan operasi organisasi harus terus ditingkatkan agar tetap sejalan dengan tren, peluang, atau ancaman yang disebabkan oleh perkembangan tersebut.

Persyaratan hukum

, organisasi diharuskan mengikuti dan memenuhi pedoman hukum tertentu untuk industri mereka, proyek sering dikembangkan untuk memenuhi persyaratan ini.

Kantor Manajemen Proyek

Kantor manajemen proyek (PMO) adalah struktur manajemen yang digunakan untuk menstandardisasi proses proyek dan juga memungkinkan untuk berbagi sumber daya, metodologi, alat, dan teknik. PMO dapat bersifat mendukung. Dalam peran ini, PMO mengambil peran konsultatif untuk proyek dengan menyediakan template, praktik terbaik, pelatihan, akses ke informasi dan pelajaran dari proyek sebelumnya. Dalam peran pendukung, tingkat kontrol PMO atas proyek tertentu rendah

PMO juga dapat memiliki peran pengontrol, dalam peran ini, PMO akan memberikan dukungan dan membutuhkan kepatuhan melalui berbagai sarana. Mereka termasuk memiliki praktik dan metodologi manajemen proyek standar, menggunakan templat dan alat serupa. Dalam peran pengontrol, tingkat kontrol yang dimiliki PMO atas proyek dianggap moderat

Akhirnya, PMO dapat memiliki peran direktif. Dalam peran ini, PMO mengambil kendali langsung dari proyek-proyek dalam kewenangannya. Dalam peran direktif, tingkat kontrol PMO atas proses proyek dianggap tinggi. PMO dapat memberikan manfaat besar bagi organisasi melalui berbagi informasi, mengidentifikasi dan menerapkan metodologi umum, melatih manajer proyek baru dan berkoordinasi di berbagai proyek. Peran PMO akan ditentukan oleh organisasi dan tingkat struktur yang dianggap perlu Secara umum manajer proyek masih bertanggung jawab atas proyek masing-masing dan PMO prihatin dengan menetapkan pedoman dan memberikan dukungan untuk semua proyek