Sebagai pelaku usaha kecil menengah, mungkin suatu ketika kita pernah berandai-andai, “kapan ya produk saya ada di toko modern X, atau galeri Y, atau department store Z?” Namun umumnya ketika kita ingin masuk dan memasarkan produk melalui toko-toko berjaringan yang besar, kita harus siap-siap untuk membayar listing fee (biaya awal untuk bisa masuk ke toko tersebut), tariff konsinyasi (komisi penjualan) yang cukup tinggi yaitu sekitar 30-45%, dan yang paling berat adalah biasanya tempo pembayaran yang lama (di atas 30 hari). Jika bergabung menggunakan jalur pemasaran milik perusahaan atau grup besar dirasa begitu memberatkan, pelaku UKM yang sudah berkomunitas mungkin perlu berpikir untuk membangun kekuatan pemasarannya sendiri, dengan mengoptimalkan kekuatan jaringan dan sumber daya komunitasnya. Bagaimana caranya?

Misalnya saja ada sebuah komunitas yang terdiri dari sekitar 50 pelaku usaha yang bergerak di bidang pangan (ada yang membuat makanan dalam kemasan, ada juga yang membuat makanan siap saji seperti bakso dan mpek-mpek); kerajinan tangan; dan pakaian jadi (fashion). Jika para anggota komunitas sudah berkeinginan untuk bersatu dan mengembangkan galeri pemasaran atau Toko Bersama, dimana anggota komunitas dapat listing dan menjual produknya di toko tersebut. Apa saja langkah-langkah yang perlu dilakukan dan diperhatikan? Berikut ulasannya.

1. Pemilihan lokasi

Dari berbagai forum berbagi antar pelaku usaha, sering sekali muncul pertanyaan ini: “Bagaimana cara meningkatkan penjualan langsung (direct selling) produk saya?” Jawaban yang sering muncul pula adalah 3L. Apa itu? Lokasi, Lokasi, Lokasi! Ya, karena memang benar kata pepatah, lokasi menentukan prestasi! Selama produk dan layanan kita adalah jenis produk retail atau B2C (business ke customer), lokasi sangat menentukan prestasi. Cerita akan berbeda ketika produk yang ditawarkan lebih bersifat B2B (business to business), karena umumnya proses penjualan dilakukan melalui presentasi ke kantor konsumen dan transaksi dilakukan melalui transfer dan barang dikirimkan langsung ke kantor/gudang konsumen/klien.
Dalam memilih lokasi toko, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh anggota komunitas dalam mengambil keputusan:
Kesesuaian lokasi dengan segmen dan target konsumen. Jika produk-produk komunitas menyasar kalangan menengah atas, maka lokasi toko sebaiknya ada di zona atau tempat (mall) yang sering didatangi oleh kalangan menengah ke atas (misalnya bukan di ITC, tapi di mall-mall besar).

Fasilitas tempat parkir. Calon pembeli bisa saja batal mampir ke toko kita karena malas memikirkan bagaimana cara memarkir kendaraan mereka. Jangan sampai hal ini terjadi.
Periode minimum sewa. Sebaiknya pilih lokasi yang bisa dibayar sewanya secara per tahun.
Kesesuaian harga sewa dengan tuntutan biaya renovasi. Ada properti bangunan toko yang lokasinya strategis dan biaya sewanya murah, namun kondisinya bisa jadi rusak berat sehingga memerlukan banyak renovasi. Selama kita dapat menemukan konsep dan ide kreatif untuk menyulap suatu property yang “rusak” namun berlokasi strategis dengan biaya yang tidak besar, ini bisa jadi solusi menarik untuk toko kita.

Zona. Apabila kita memiliki orientasi jangka panjang dan suatu saat ingin mengurus perizinan toko, maka kita perlu memastikan terlebih dulu bahwa bangunan yang akan disewa tidak berada di zona yang salah. Di Indonesia, tidak jarang beberapa bangunan rumah atau ruko berada di zona yang salah (misalnya di zona ruang hijau), sehingga ketika kita ingin mengubah status Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dari bangunan rumah ke bangunan usaha akan menghadapi kendala. Ketika IMB bermasalah, proses pengurusan izin-izin operasional berikutnya seperti Surat Keterangan Domisili Usaha, Surat Izin Usaha Perdagangan dan lain sebagainya ikut menghadapi kendala, karena IMB merupakan persyaratan dari semua perizinan tersebut.

2. Susunan Pengurus

Di beberapa kasus umum terjadi bahwa suatu komunitas memiliki kekompakan yang solid ketika masih berada di fase kumpul-kumpul untuk curhat dan berbagi saja, namun ketika sudah mulai menjalankan aktivitas bisnis atau ekonomi secara bersama-sama, mulai terjadi masalah dan perpecahan pun mulai terjadi. Untuk itu, ketika suatu komunitas ingin memulai kegiatan bisnis bersama, prinsip-prinsip pengelolaan ala kooperasi dapat digunakan sebagai acuan, yaitu sistem yang demokratis, dimana:
Walaupun komunitas sudah memiliki pengurus (ketua, sekretaris, bendahara), aktivitas bisnis bersama yang akan dikerjakan sebaiknya memiliki kepengurusan sendiri yang dipilih dan diangkat melalui kesepakatan bersama para anggota komunitas yang berminat untuk berjualan bersama melalui galeri tersebut, dengan sistem one man one vote (setiap orang memiliki hak suara). Dengan demikian, pengurus unit kegiatan bisnis toko/galeri dapat berbeda dengan pengurus komunitas secara organisasi.
Sebaiknya pengurus galeri diangkat dari kalangan anggota yang juga berminat untuk memasarkan produknya melalui inisiatif galeri tersebut.

Hal ini membuat pengurus galeri bisa memiliki empati dan lebih objektif dalam menilai kualitas pelayanan Galeri terhadap tenan/anggotanya. Formasi standar pengurus adalah terdiri dari Ketua, Bendahara (mengurus berbagai urusan keuangan dan pencatatannya), dan Sekretaris (mengurus semua urusan surat-menyurat, perjanjian, notulensi pertemuan, dll).
Pengurus menyusun beberapa alternatif konsep toko, mencakup nama toko, konsen desain interior, kriteria tenan atau produk yang sesuai dengan konsep toko, aturan main, biaya iuran yang perlu dibayar oleh tenan, dan pola pengelolaan transaksi keuangan di toko; kemudian dipresentasikan ke anggota untuk mendapatkan masukan dan difinalisasi bersama.

3. Pengelolaan keuangan

Pengelolaan keuangan merupakan salah satu peran kunci pengurus unit bisnis galeri/toko yang ingin dikembangkan bersama. Manajemen uang baik, komunitas pun akan semakin kompak dan kuat basis ekonominya. Sebaliknya, manajemen keuangan buruk, akan muncul rasa curiga terhadap pengurus dan perpecahan pun akan terjadi. Transparansi mutlak dihadirkan jika suatu komunitas usaha ingin mengembangkan galeri/toko bersama-sama. Jika kita ingin listik di Toko Modern X, karena kita bukan pemilik dan tidak ikut patungan waktu mendirikan toko tersebut, wajar jika pemilik toko tidak ingin membuka detail margin laba, harga beli barang dagangan dan lain-lainnya kepada kita. Namun jika dalam konteks galeri/toko yang dikembangkan oleh komunitas, justru akan aneh jika pengurus tidak mau membuka detail pengelolaan keuangan kepada anggotanya.
Berikut beberapa tips pengelolaan keuangan untuk galeri/toko berbasis komunitas:
Hitung kebutuhan modal awal untuk mewujudkan galeri secara partisipatif (pengurus terpilih menyiapkan perhitungan awal, untuk dibahas dan disetujui bersama di forum diskusi bersama anggota).
Tetapkan bersama biaya iuran/sewa per tahun yang harus dibayar oleh anggota/tenan untuk setidaknya menutup biaya modal awal dan operasional tahunan.

Perjelas bentuk-bentuk biaya rutin yang menjadi beban galeri di setiap bulannya, dan yang menjadi beban masing-masing tenan. Sebagai contoh: biaya listrik, air, internet, kebersihan galeri, keamanan, perizinan, gaji pengelola/karyawan (kasir), tunjangan transportasi dan komunikasi pengurus, dan promosi galeri (termasuk penyelenggaraan event-event rutin) menjadi bagian biaya rutin galeri; sementara biaya karyawan, bahan baku/barang dagangan menjadi beban dari masing-masing tenan/anggota.
Sebaiknya menggunakan sistem kasir bersama, dimana pembayaran dilakukan di sistem kasir terpusat (seperti di Department Store dimana konsumen dapat mengambil barang dari berbagai counter/kios untuk kemudian membawanya ke kasir terdekat untuk melakukan pembayaran). Hal ini dapat membuat proses transaksi menjadi lebih efisien (karena masing-masing tenant tidak perlu mesin EDC untuk melayani pembayaran non-tunai, cukup kasir galeri saja yang memiliki fasilitas ini); dan galeri juga dapat lebih mudah memonitor kinerja penjualan masing-masing tenannya. Di setiap akhir hari (setelah galeri/toko tutup), dapat dilakukan transfer ke rekening masing-masing anggota berdasarkan kinerja penjualannya. Untuk membuat sistem ini berjalan lancar, sangat dibutuhkan sistem aplikasi digital demi terjaganya transparansi dan akuntabilitas pencatatan stok dan transaksinya (menghindari rasa saling curiga).

Perjelas mekanisme bagi hasil usaha. Sejatinya galeri yang ingin bisa berjalan secara berkelanjutan perlu memiliki pendapatan juga, misalnya berasal dari komisi penjualan tenan yang terjadi di galeri (contoh: 10-15�ri total penjualan galeri, sehingga dana hasil penjualan yang ditransfer ke masing-masing anggota adalah yang sudah dipotong komisi galeri). Dari pendapatan tersebut, galeri bisa membayar biaya-biaya rutin di poin c tadi. Pertanyaannya, jika masih ada surplus, bagaimana pembagiannya? Hal ini perlu diperjelas dari awal. Jika mengacu pada pola yang umum berlaku pada kooperasi, dari surplus usaha dapat dibagi dengan cara berikut:
10-12.5% untuk pengurus (jika pengurus terdiri dari 3 orang, maka bagian ini dibagi 3 dengan proporsi yang disepakati bersama antara anggota pengurus),
5-10% untuk kontribusi ke komunitas/sedekah membantu sesama,
50% sebagai laba ditahan untuk pengembangan fasilitas/program galeri,
25-30% menjadi cash back atau Surplus Hasil Usaha (SHU) yang dibagikan kembali kepada anggota/tenan berdasarkan proporsi kontribusi penjualannya terhadap total omset galeri. Dengan sistem ini, pengurus mendapatkan SHU dari 2 sumber, yaitu dari bagian khusus pengurus (sebagai balas jasa sebagai pengurus), dan dari bagian cash back untuk tenan.
Selain dari hal-hal di atas, membangun hubungan dan rasa solidaritas sesama anggota komunitas amatlah penting. Untuk itu dapat diselenggarakan acara rutin berupa forum evaluasi bersama (bulanan atau per 3 bulan) dimana semua anggota dapat berkumpul dan berbagi pandangan dan saran. Sekali setahun bisa pula dialokasikan anggaran studi banding dimana anggota galeri men

gunjungi galeri lain yang sudah lebih maju untuk belajar bersama, membuka wawasan, dan memancing munculnya ide-ide kreatif yang baru untuk pengembangan galeri kita.
Satu hal yang pasti di era digital saat ini, sebuah komunitas sejatinya menggunakan teknologi digital untuk mengelola transaksi demi menjamin hadirnya akuntabilitas dan transparansi. Saat ini sudah ada beberapa solusi murah meriah yang bisa digunakan untuk mengelola galeri kita, yaitu berupa aplikasi Point of Sales (POS) yang bisa dengan mudah dipasang di handphone atau tablet. Jadi kita tidak perlu lagi membeli komputer mahal dan software mahal untuk memiliki sistem tersebut, karena ada sistem langganan bulanan. Diantara sistem tersebut adalah MokaPos, Pawoon, Punia.online, SAKTI, dan lain sebagainya. Setiap aplikasi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, silakan digali saja mana yang lebih sesuai dengan kebutuhan kita. UKM Modern UKM Go Digital!