Pengalaman menunjukkan bahwa di banyak organisasi manajemen tidak mengelola kinerja tenaga kerja secara efektif. Dalam banyak kasus sikap tampaknya selama tugas-tugas pekerjaan dikelola, daripada orang-orang yang melakukan tugas-tugas pekerjaan, semuanya akan menjadi positif. Manajemen kinerja tidak boleh disamakan dengan penilaian kinerja tahunan. Manajemen kinerja adalah sebuah proses, sedangkan penilaian adalah potret. Sebuah penilaian formal dapat masuk ke dalam proses, tetapi kurang signifikansinya ketika manajemen kinerja yang teratur dan efektif terjadi.

Lima komponen utama membentuk proses manajemen kinerja yang efektif. Mereka:

1. Ada standar kinerja yang jelas dan harus tertulis, terukur, dan terkini.

2. Ada komunikasi berkelanjutan antara manajer dan pekerja mengenai standar kinerja, dan ini harus dimulai pada hari pertama pekerja menjadi tanggung jawab manajer.

3. Manajer sering memberikan umpan balik kepada pekerja mengenai kinerja.

4. Manajer melatih pekerja untuk mempertahankan kinerja yang baik dan meningkatkan kinerja yang buruk.

5. Manajer mengelola konsekuensi dari kinerja yang baik dan buruk.

Sebagian besar organisasi yang telah ada selama beberapa waktu memiliki beberapa atau semua alat berikut yang tersedia untuk membantu dalam mengelola pekerjaan:

a) Deskripsi pekerjaan (terkadang mungkin tidak tersedia untuk semua pekerjaan atau mungkin sudah usang)

b) Standar, seperti kuantitas, kualitas, biaya, waktu, dll.

c) Kebijakan dan prosedur yang memandu organisasi tempat kerja

d) Kebijakan disiplin yang terkait dengan perilaku tempat kerja dan harapan kerja

e) Sistem penilaian formal

Manajer dan supervisor menggunakan alat manajemen kinerja dalam berbagai tingkat. Beberapa memiliki sikap bahwa selama operasi berjalan dengan memuaskan, tidak ada yang perlu dikatakan. Hanya ketika output tidak memenuhi harapan, manajer atau supervisor perlu mengambil tindakan.

Beberapa alasan yang diberikan oleh manajer dan supervisor untuk tidak melihat manajemen kinerja sebagai tanggung jawab utama, atau tidak melakukannya secara konsisten adalah:

-Tidak ada waktu

-Kinerja yang baik diharapkan dan oleh karena itu tidak perlu didiskusikan

-Beberapa komponen manajemen kinerja tidak ada (misalnya ekspektasi kinerja yang jelas tidak ada atau tidak terkini)

-Takut konfrontasi ketika kinerja buruk

-Takut kehilangan kendali ketika kinerja bagus dipuji

-Yang penting adalah “menyelesaikan pekerjaan”

Manajer atau supervisor mungkin merasa bahwa terlibat secara aktif dalam manajemen kinerja tidak ada artinya karena pandangan atau evaluasi mereka akan dibatalkan oleh seseorang di departemen sumber daya manusia, atau kehadiran serikat pekerja menghambat manajemen kinerja yang efektif. (Kebanyakan kontrak serikat pekerja memiliki klausul: “Manajemen memiliki hak untuk mengelola.”) Yang lain mengakui pentingnya manajemen kinerja dan mengukir waktu dalam jadwal sibuk mereka untuk secara aktif terlibat dalam mengelola kinerja secara konsisten di unit kerja. Ketika mereka melakukan itu, kinerja jauh lebih konsisten dan positif.

Tidak adanya sistem manajemen kinerja yang mencakup komponen kunci yang disebutkan sebelumnya, dan penggunaan sistem secara aktif oleh supervisor atau manajer, pekerja / rekanan dalam organisasi mungkin mulai percaya bahwa dia dibayar untuk waktu dan bukan untuk kinerja. Apa pun yang dia lakukan tampaknya tidak memiliki konsekuensi.

Atau mungkin ada pekerja yang berkinerja tinggi dan pekerja lain tidak, dan karena tidak ada konsekuensi, pekerja yang berkinerja memuaskan mulai bertanya pada diri sendiri mengapa mereka harus melanjutkan kinerja tinggi ketika tidak ada konsekuensi terhadap kinerja yang buruk. . Dengan kata lain, “Saya hadir selama organisasi mengharapkan saya untuk hadir, dan oleh karena itu kompensasi saya harus dibayar terlepas dari kinerja saya.”

“Tampil,” dan “berada di sana,” tidak sama dengan kinerja konsisten yang baik. Organisasi hanya dapat berharap untuk mendapatkan kinerja yang konsisten baik ketika kinerja rekan kerja dikelola oleh manajemen di semua tingkatan organisasi.

Langkah terakhir dalam manajemen kinerja yang efektif, mengelola konsekuensi dari kinerja yang baik dan buruk, dapat dengan mudah diabaikan. Kinerja yang baik perlu diperkuat. Kinerja yang buruk harus dihadapi. Manajer atau supervisor yang tidak mengelola konsekuensi dari kinerja yang baik dan buruk mengirimkan pesan “konsekuensi kinerja tidak diperhitungkan.”

Pelaku yang baik harus dipuji dan upaya diberikan untuk mempertahankan kinerja yang baik itu. Orang yang berkinerja buruk membutuhkan pembinaan dan bantuan. Namun setelah beberapa saat, jika kinerja tidak memuaskan setelah bantuan diberikan, keputusan apakah pekerja itu cocok untuk pekerjaan itu harus dibuat oleh manajer atau penyelia.

Jelas bahwa manajemen kinerja oleh semua manajer dan supervisor dalam suatu organisasi penting untuk keberhasilan jangka panjang organisasi. Namun demikian, itu

menuntut keputusan dari manajer dan supervisor bahwa itu adalah aktivitas penting dan waktu akan dicurahkan untuk itu. Betapa pentingnya dilihat oleh manajer atau supervisor, dalam kaitannya dengan tugas dan tanggung jawab lain yang dimilikinya, tentu akan berdampak pada efektivitasnya terhadap rekan kerja dan unit kerja dalam jangka panjang. Lima komponen kunci dalam proses manajemen kinerja yang efektif, yang disebutkan sebelumnya, akan sangat membantu manajer atau penyelia mengelola kinerja secara efektif.